Se affitti un appartamento, una stanza o una casa vacanza, anche solo per una notte e a fronte di un pagamento, hai un obbligo preciso verso la pubblica sicurezza: comunicare i dati delle persone che pernottano tramite Alloggiati Web, il portale della Polizia di Stato. Non è una formalità facoltativa né un adempimento legato alla durata del soggiorno: riguarda chiunque dia alloggio a titolo non gratuito, dal grande albergo al singolo host con un solo annuncio online.
In questa guida vediamo cos'è Alloggiati Web, chi deve usarlo, quali dati raccogliere per ciascun ospite ed entro quanto tempo trasmetterli. L'obiettivo è darti un quadro pratico e ordinato, così da arrivare a ogni check-in con le informazioni già pronte e trasformare l'invio in un gesto di pochi minuti. Ricorda che si tratta di contenuti informativi e non di consulenza legale: regole e tempi possono variare e vanno sempre verificati sulle fonti ufficiali e con la Questura competente per il tuo territorio.
Cos'è Alloggiati Web
Alloggiati Web è il servizio telematico gestito dalla Polizia di Stato attraverso cui le strutture ricettive e chi offre alloggio comunicano alla Questura i dati delle persone ospitate. Nasce da un obbligo di pubblica sicurezza: lo Stato deve sapere chi pernotta sul territorio, per finalità di prevenzione e controllo.
Le comunicazioni inviate tramite il portale prendono comunemente il nome di schedine alloggiati: una per ciascuna persona che soggiorna. Il sistema non sostituisce altri adempimenti turistici o fiscali, ma li affianca. Per questo è importante non confonderlo con la comunicazione del movimento turistico a fini statistici, di cui parliamo nella guida su ROSS1000 e movimento turistico, né con gli adempimenti di tassa di soggiorno e CIN che trovi nella mappa degli adempimenti per affitti brevi.
Chi è obbligato a comunicare i dati degli ospiti
L'obbligo riguarda chiunque dia alloggio dietro corrispettivo, anche per una sola notte. Non conta la dimensione dell'attività: vale per l'host con un singolo appartamento esattamente come per una struttura più grande.
In pratica, se ricevi un pagamento (diretto o tramite portale di prenotazione) in cambio di un soggiorno, sei tenuto a:
- richiedere le credenziali Alloggiati Web alla Questura competente per il luogo dell'immobile;
- comunicare i dati di tutte le persone che pernottano, per ogni soggiorno;
- conservare le ricevute generate dal portale.
La responsabilità della comunicazione resta sempre in capo a chi gestisce l'alloggio. Anche se ti affidi a un collaboratore o a un software, sei tu a dover garantire che l'invio avvenga correttamente e nei tempi. Le credenziali si richiedono una sola volta: una volta ottenute, restano valide per le comunicazioni successive.
Quali persone vanno comunicate
Uno degli equivoci più diffusi è pensare che basti registrare chi ha prenotato. Non è così: vanno comunicate tutte le persone che pernottano, indipendentemente da chi ha effettuato la prenotazione o il pagamento.
Quindi se prenota una persona ma arrivano in quattro, le schedine da compilare sono quattro. Lo stesso vale per i minori: anche loro vanno inseriti, con le specifiche previste dal portale. Tralasciare un ospite perché non è l'intestatario della prenotazione è uno degli errori più frequenti e va evitato.
Quali dati e documenti servono
Per ciascun ospite il portale richiede una serie di informazioni anagrafiche e gli estremi di un documento di identità valido. In linea di massima servono:
- nome e cognome;
- data e luogo di nascita;
- cittadinanza;
- sesso;
- estremi di un documento di riconoscimento valido (tipo, numero, luogo di rilascio).
Il documento è il punto in cui si concentrano più imprecisioni: numeri trascritti male, documenti scaduti, foto illeggibili. Avere copia chiara del documento di ogni ospite prima dell'arrivo riduce drasticamente gli errori. Su questo aspetto può aiutarti la guida dedicata alla raccolta dei documenti degli ospiti senza caos, che spiega come ottenerli in anticipo e in modo ordinato.
Capo gruppo e capo famiglia
Il portale distingue tra ospite singolo, capo gruppo, capo famiglia e relativi membri. La logica è semplice:
- chi viaggia da solo viene registrato come ospite singolo;
- in una famiglia che pernotta insieme si individua un capo famiglia e gli altri membri vengono collegati a lui;
- in un gruppo si individua un capo gruppo con i relativi componenti.
Questa distinzione serve al portale per associare correttamente le persone che soggiornano insieme. Per i membri collegati alcuni dati possono essere richiesti in forma ridotta rispetto al capo gruppo o capo famiglia: verifica sempre cosa chiede il portale nel caso specifico.
Entro quante ore va fatta la comunicazione
La regola generale è che i dati vanno trasmessi entro 24 ore dall'arrivo degli ospiti.
C'è però un'eccezione importante per i soggiorni molto brevi: per i pernottamenti di una sola notte, la comunicazione va effettuata al momento dell'arrivo, perché l'ospite ripartirebbe prima che le 24 ore siano trascorse. In questi casi non c'è margine per rimandare: i dati devono essere pronti già al check-in.
È proprio qui che si vede la differenza tra un host organizzato e uno che rincorre. Se i dati degli ospiti arrivano solo all'arrivo, ogni check-in diventa una corsa contro il tempo. Se invece sono già stati raccolti prima, l'invio diventa una semplice conferma. Per i dettagli operativi sui passaggi nel portale puoi consultare il tutorial su come inviare i dati alla Questura.
Checklist prima di ogni check-in
Una lista da seguire per ogni prenotazione, così non dimentichi nulla:
- Hai le credenziali Alloggiati Web attive (richieste una volta sola alla Questura)?
- Conosci il numero esatto di persone che pernottano, non solo chi ha prenotato?
- Hai raccolto nome, cognome, data e luogo di nascita, cittadinanza di ogni ospite?
- Hai gli estremi di un documento valido per ciascuno, con foto leggibile?
- Hai individuato correttamente capo gruppo o capo famiglia dove serve?
- Sai se il soggiorno è di una sola notte (invio all'arrivo) o più lungo (entro 24 ore)?
- Sai dove conservare la ricevuta dopo l'invio?
Errori da evitare
- Comunicare solo chi ha prenotato. Vanno inseriti tutti i pernottanti, minori compresi.
- Arrivare al check-in senza i dati pronti. Per i soggiorni di una notte non c'è tempo per recuperarli dopo.
- Trascrivere male gli estremi del documento. Un numero sbagliato rende la schedina inesatta.
- Dimenticare i soggiorni di una sola notte. La regola delle 24 ore non si applica: l'invio è all'arrivo.
- Non verificare l'esito dell'invio. Una trasmissione può non andare a buon fine: vanno controllati l'esito e la ricevuta.
- Non conservare le ricevute. Sono la prova dell'adempimento e vanno tenute.
- Confondere Alloggiati Web con la statistica turistica. Sono adempimenti distinti, verso enti diversi.
Come il pre check-in rende l'invio una formalità
La maggior parte delle difficoltà con Alloggiati Web non nasce dal portale, ma dal fatto di arrivare all'invio senza i dati. La soluzione pratica è spostare la raccolta delle informazioni prima dell'arrivo, con un pre check-in online: l'ospite compila i propri dati e carica il documento da casa, con calma, e tu ti ritrovi tutto pronto.
Uno strumento come WelcomeYes consente di raccogliere in anticipo i dati di tutti gli ospiti tramite un modulo protetto, così quando arriva il momento di compilare le schedine hai già nome, cognome, dati anagrafici e documento di ciascuno. Puoi approfondire vantaggi e funzionamento nella guida al pre check-in online e capire cosa chiedere nel modulo di pre check-in. Se vuoi provare, puoi iniziare con la registrazione gratuita.
In sintesi
Alloggiati Web è un obbligo di pubblica sicurezza per chiunque dia alloggio a pagamento, anche per una notte. Vanno comunicati i dati di tutte le persone che pernottano, non solo di chi prenota, con nome, dati anagrafici e gli estremi di un documento valido. I tempi: entro 24 ore dall'arrivo, oppure al momento dell'arrivo per i soggiorni di una sola notte. Le credenziali si richiedono una volta alla Questura competente e la responsabilità dell'invio resta tua, ricevuta compresa. Raccogliere i dati prima, con un pre check-in, è il modo più semplice per rispettare tempi e correttezza senza stress. Verifica sempre le indicazioni aggiornate sulle fonti ufficiali e con la tua Questura.
Domande frequenti
Devo usare Alloggiati Web anche per una sola notte?
Sì. L'obbligo non dipende dalla durata del soggiorno ma dal fatto di dare alloggio a titolo non gratuito. Anzi, per i soggiorni di una sola notte la comunicazione va fatta al momento dell'arrivo e non entro 24 ore, perché l'ospite ripartirebbe prima. Conviene quindi avere i dati pronti già prima del check-in.
Devo comunicare i dati di tutti gli ospiti o solo di chi ha prenotato?
Di tutti coloro che pernottano. Se prenota una persona ma arrivano in più, va compilata una schedina per ciascuna persona, minori inclusi. Chi ha effettuato la prenotazione o il pagamento non rileva ai fini della comunicazione: conta chi dorme effettivamente nell'alloggio.
Come ottengo le credenziali di Alloggiati Web?
Le credenziali si richiedono alla Questura competente per il territorio in cui si trova l'immobile. È una procedura che si fa una volta sola: una volta ottenute, le stesse credenziali si usano per tutte le comunicazioni successive. Per i dettagli pratici puoi vedere il tutorial sull'invio dei dati alla Questura.
Cosa succede dopo l'invio delle schedine?
Dopo la trasmissione il portale rende disponibile una ricevuta, che va conservata come prova dell'adempimento. È buona norma verificare anche l'esito dell'invio sul portale, perché una trasmissione potrebbe non andare a buon fine. La responsabilità di controllare e conservare resta in capo all'host.
Alloggiati Web è la stessa cosa della comunicazione ISTAT o ROSS1000?
No, sono adempimenti distinti. Alloggiati Web serve a identificare gli ospiti per la pubblica sicurezza e si invia alla Questura. La comunicazione del movimento turistico, gestita tramite ROSS1000 o portali regionali, raccoglie dati statistici (arrivi, presenze, provenienza) per la Regione e l'ISTAT. Approfondisci la differenza nella guida su ROSS1000 e movimento turistico.
