Chiunque dia alloggio a persone, anche per una sola notte e a titolo non gratuito, è tenuto a comunicare alle autorità di pubblica sicurezza i dati degli ospiti. Per gli affitti brevi questo avviene attraverso il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato, con le credenziali rilasciate dalla Questura competente per territorio.
La comunicazione riguarda tutte le persone che pernottano, non solo chi ha prenotato. Per ciascun ospite servono nome, cognome, data e luogo di nascita, cittadinanza e gli estremi di un documento di identità valido. Per chi viaggia da solo è richiesto il documento; per i componenti di un gruppo o di una famiglia le regole distinguono il "capo gruppo" o "capo famiglia" dagli altri membri.
Il dato più importante è il tempo: la comunicazione va trasmessa entro 24 ore dall'arrivo dell'ospite. Per i soggiorni che durano una sola notte la trasmissione va fatta al momento dell'arrivo. Non rispettare questi termini espone a sanzioni, perciò conviene avere un flusso che raccolga i dati prima del check-in, non dopo.
L'errore più frequente non è dimenticare l'invio, ma arrivare al momento del check-in senza i documenti già raccolti: si rincorre l'ospite, si trascrivono i dati di fretta e aumentano gli errori. Raccogliere le informazioni in anticipo, con un pre check-in online, rende l'invio ad Alloggiati Web una formalità di pochi minuti.
Con WelcomeYes prepari i dati degli ospiti prima dell'arrivo e generi il file pronto per il portale, riducendo trascrizioni manuali e dimenticanze.